La posibilidad de reemplazar documentos físicos por documentos digitales existe hace décadas y es una realidad en muchos de los ámbitos productivos, por los enormes beneficios que genera.  A las facilidades de almacenamiento y distribución, (...)

La posibilidad de reemplazar documentos físicos por documentos digitales existe hace décadas y es una realidad en muchos de los ámbitos productivos, por los enormes beneficios que genera.  A las facilidades de almacenamiento y distribución, la seguridad que entregan los respaldos, las posibilidades de trabajar en conjunto sobre el mismo documento se agregan facilidades tecnológicas crecientes que impactan a la documentación digital, como lo son la posibilidad de encontrar documentos que buscamos en forma simple y a través de distintos dispositivos.

En el caso de los documentos laborales, lamentablemente el proceso de digitalización ha sido bajo, inhibido por la razón de que muchos de estos documentos requieren de una aprobación explicita por parte del empleado y los representantes de la empresa. Dicha aprobación se materializa en la firma física de contratos, anexos de contratos, liquidaciones, solicitudes de vacaciones, etc., dificultando su tratamiento digital.

En este contexto, la aparición de la firma electrónica, como mecanismo de autenticación, permite reemplazar firmas físicas por firmas digitales, lo que potencia la posibilidad de administrar digitalmente todos los documentos relacionados con los empleados. Considerando además que, durante los últimos años, se han venido configurando dos tendencias disruptivas muy claras que han impulsado la implantación de Documentos Electrónicos Laborales: la transformación digital y el compliance corporativo enfoque de negocio que administra la gestión de riesgos de cumplimiento.

Como primera tendencia disruptiva, la transformación digital empuja fuertemente a las empresas hacia el aprovechamiento completo de las tecnologías disponibles, entendiendo su uso como ventaja competitiva fundamental, siendo indudable y manifiesto el beneficio que, desde el ámbito de la inteligencia de negocios, la incorporación de documentación laboral electrónica le trasfiere a la gestión de la Gerencia de Recursos Humanos,  visibilizando indicadores precisos y fundamentales para su desempeño.

La segunda tendencia tiene que ver con la importancia que la administración de los riesgos ha tomado en un escenario regulatorio cambiante, al cual se exponen las organizaciones, asumiendo distintas exigencias de las cuales deben hacerse cargo sus representantes. Este es un ámbito de desempeño crítico, que demanda a la gestión de RRHH el cumplimiento de disposiciones emanadas de normas, certificaciones y requerimientos de mercado para sus procesos y documentos, los cuales deben contar con las especificaciones de seguridad, operación, registro y almacenamiento exigidas por las regulaciones vigentes.

Es así como en el marco de estas dos tendencias, la implantación de Documentos Electrónicos Laborales se ha vuelto cada vez más relevante para el cumplimiento de las estrategias corporativas de las gerencias de RRHH, permitiendo abordar un aspecto importante de la transformación digital y, por otro lado, entregando las herramientas necesarias para administrar en forma digital los riesgos de cumplimiento corporativo.

Considerando que los aspectos mencionados generan un impacto de alcance amplio en la organización, en la medida que involucran a todos los empleados y, por otra parte, en muchos casos reducen significativamente la actividad administrativa de las gerencias en relación a la firma física de documentos, la adopción de soluciones tecnológicas especializadas para estos fines se transforma en una oportunidad de posicionamiento importante para quienes asumen el liderazgo de las áreas de Recursos Humanos.  

Por: Victor Rufino Cabrera

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